Polityka Ochrony Danych Osobowych
1. Cel i zakres polityki
Polityka Ochrony Danych Osobowych w firmie Narzędziownia Białczak Sp. z o.o. określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pracowników, klientów oraz innych podmiotów, których dane są przetwarzane w związku z prowadzoną działalnością. Celem polityki jest zapewnienie zgodności działań firmy z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).
Polityka ma zastosowanie do wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych oraz do wszystkich pracowników i współpracowników firmy.
2. Definicje
- Administrator danych osobowych – Narzędziownia Białczak Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Świdnickiej 38 / 9 Bud.b 5A, 58-200 Dzierżoniów.
- Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
- Przetwarzanie danych – jakakolwiek operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, np. zbieranie, przechowywanie, modyfikowanie, udostępnianie, usuwanie.
- Podmiot przetwarzający – osoba fizyczna lub prawna, która przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora.
- Inspektor Ochrony Danych (IOD) – osoba odpowiedzialna za nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych.
- Naruszenie ochrony danych osobowych – zdarzenie powodujące przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utratę, modyfikację, nieuprawnione ujawnienie lub dostęp do danych osobowych.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych w firmie odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
- Zasada legalności – dane przetwarzane są zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z art. 5 RODO.
- Zasada celowości – dane przetwarzane są wyłącznie w określonych, wyraźnie wskazanych i zgodnych z prawem celach (art. 5 ust. 1 lit. b RODO).
- Zasada minimalizacji danych – przetwarzane są wyłącznie dane niezbędne do osiągnięcia celu (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).
- Zasada rzetelności i przejrzystości – przetwarzanie odbywa się w sposób uczciwy, przejrzysty i zrozumiały dla osoby, której dane dotyczą (art. 5 ust. 1 lit. a RODO).
- Zasada integralności i poufności – dane są odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem (art. 5 ust. 1 lit. f RODO).
- Zasada rozliczalności – Administrator jest w stanie wykazać zgodność przetwarzania danych z przepisami prawa (art. 5 ust. 2 RODO).
4. Obowiązki Administratora
- Zapewnienie zgodności przetwarzania danych z przepisami prawa, w tym wdrożenie odpowiednich polityk i procedur.
- Regularna aktualizacja rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 RODO.
- Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych co najmniej raz w roku.
- Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych (np. szyfrowanie, kontrola dostępu, tworzenie kopii zapasowych).
- Zapewnienie możliwości realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych).
- Powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD), jeśli przetwarzanie danych spełnia kryteria art. 37 RODO.
5. Rejestr czynności przetwarzania danych
Firma prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych zgodnie z art. 30 RODO, który obejmuje:
- Cel przetwarzania danych.
- Kategorie danych osobowych.
- Kategorie podmiotów, których dane dotyczą.
- Podstawę prawną przetwarzania (np. zgoda, umowa, obowiązek prawny).
- Okres przechowywania danych zgodnie z zasadą ograniczenia czasowego.
- Odbiorców danych (np. firmy kurierskie, biura rachunkowe, dostawcy systemów IT).
- Opis technicznych i organizacyjnych środków zabezpieczeń.
6. Procedura reagowania na naruszenia ochrony danych
- Każdy pracownik zobowiązany jest do zgłoszenia naruszenia ochrony danych niezwłocznie po jego wykryciu do Inspektora Ochrony Danych (IOD).
- Inspektor Ochrony Danych przeprowadza analizę naruszenia i podejmuje odpowiednie działania naprawcze.
- W przypadku, gdy naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza je do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin.
- Dokumentacja naruszeń przechowywana jest w sposób zapewniający ich integralność i poufność.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:
- Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO).
- Sprostowania błędnych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO).
- Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym – art. 17 RODO).
- Ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO).
- Przenoszenia danych (art. 20 RODO).
- Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).
- Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (art. 77 RODO).
8. Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą
- Każda osoba, której dane dotyczą, może zgłosić żądanie za pomocą formularza udostępnionego na stronie internetowej firmy lub w siedzibie firmy.
- Administrator odpowiada na żądanie w terminie 30 dni, zgodnie z art. 12 RODO.
- W przypadku odmowy realizacji żądania, Administrator informuje osobę o przyczynach decyzji oraz o możliwości wniesienia skargi do PUODO.
9. Audyty i szkolenia
- Firma przeprowadza regularne audyty zgodności przetwarzania danych z RODO co najmniej raz w roku.
- Pracownicy uczestniczą w szkoleniach dotyczących ochrony danych osobowych, obejmujących:
- Zasady przetwarzania danych zgodne z RODO,
- Rozpoznawanie zagrożeń dla bezpieczeństwa danych,
- Procedury postępowania w przypadku naruszeń.
10. Postanowienia końcowe
- Polityka podlega regularnej aktualizacji w przypadku zmian w przepisach prawa lub procesach przetwarzania danych w firmie.
- Wszelkie pytania dotyczące polityki ochrony danych należy kierować do Inspektora Ochrony Danych na adres: biuro@narzedziowniabialaczak.pl.